L’ordre du jour paraît anodin, et pourtant c’est lui qui détermine ce qui pourra — ou non — être décidé en assemblée. Une question oubliée, c’est une décision repoussée d’un an ; une question mal formulée, c’est un vote fragile. Ce guide explique à quoi sert l’ordre du jour et comment y faire inscrire vos sujets.
Qu’est-ce que l’ordre du jour ?
L’ordre du jour est la liste des questions soumises au vote lors de l’assemblée générale. Joint à la convocation, il fixe le périmètre des décisions possibles : l’assemblée ne peut valablement voter que sur les points qui y figurent. C’est une garantie pour tous les copropriétaires, qui savent ainsi à l’avance ce qui sera débattu et peuvent s’y préparer.
La règle d’or : pas de vote hors ordre du jour
C’est le principe central : une décision prise sur une question non inscrite à l’ordre du jour est irrégulière et peut être annulée. L’assemblée peut discuter d’un sujet imprévu, mais elle ne peut pas le voter valablement. Cette règle protège les absents : ils ne peuvent être engagés que sur des questions dont ils ont eu connaissance avant la réunion. Elle explique aussi pourquoi il faut anticiper : un sujet que l’on découvre en séance devra attendre la prochaine assemblée.
Qui établit l’ordre du jour ?
L’ordre du jour est établi par le syndic, en lien avec le conseil syndical. Le syndic y intègre les questions de gestion habituelles (comptes, budget, renouvellement de contrats) et les questions dont l’inscription a été demandée par les copropriétaires dans les conditions prévues. Le conseil syndical, qui prépare l’assemblée, joue un rôle d’aiguillon pour s’assurer que les bons sujets y figurent.
Comment faire inscrire une question
C’est un droit de chaque copropriétaire. Pour faire inscrire une question :
- Adressez la demande au syndic par écrit, dans les délais permettant son inscription avant l’envoi de la convocation.
- Formulez une résolution claire, rédigée de façon à pouvoir être soumise au vote (une question floue ne peut pas être votée utilement).
- Joignez les documents nécessaires : devis pour des travaux, projet de contrat pour un syndic, tout élément permettant aux copropriétaires de décider en connaissance de cause.
Une demande bien préparée et envoyée à temps doit être inscrite. Pour la rédaction, le générateur de courrier et la bibliothèque de modèles facilitent la démarche.
Bien rédiger une résolution
Une résolution efficace est précise et autosuffisante : elle indique l’objet, le montant le cas échéant, l’entreprise ou le prestataire retenu, et tout élément nécessaire à la décision. « Étudier la réfection de la toiture » n’est pas votable ; « Adopter le devis de l’entreprise X pour la réfection de la toiture, pour un montant de … € TTC, et son financement par appels de fonds selon l’échéancier joint » l’est. Plus la résolution est claire, plus la décision est solide.
Tableau : ce qui peut et ne peut pas être voté
| Situation | Votable ? | Conséquence |
|---|---|---|
| Question inscrite à l’ordre du jour | Oui | Décision régulière |
| Question découverte en séance | Non | Discussion possible, vote irrégulier |
| Résolution floue inscrite | Risqué | Vote fragile, contestable |
| Demande d’inscription hors délai | Non | Reportée à la prochaine AG |
Lien avec les majorités et la contestation
L’ordre du jour interagit avec deux autres notions clés. D’une part, chaque question inscrite est votée à une majorité déterminée par sa nature (voir comprendre l’assemblée générale). D’autre part, une décision votée hors ordre du jour constitue un motif de contestation (voir contester une décision). L’ordre du jour est donc au carrefour de la validité des décisions.
Erreurs fréquentes
- Demander l’inscription trop tard. Hors délai, la question est reportée d’un an.
- Formuler une résolution vague. Une question non votable affaiblit la décision.
- Oublier de joindre les pièces. Sans devis ni projet, les copropriétaires ne peuvent décider.
- Croire qu’on peut tout voter en séance. Le hors ordre du jour n’est pas votable.
- Confondre information et résolution. Poser une question n’équivaut pas à inscrire un point au vote.
Résumé pratique
L’ordre du jour fixe ce qui pourra être voté en assemblée : rien d’autre ne peut l’être valablement. Il est établi par le syndic avec le conseil syndical et intègre les questions dont les copropriétaires ont régulièrement demandé l’inscription. Pour faire inscrire un sujet, on écrit au syndic dans les délais, avec une résolution claire et les pièces nécessaires.
Checklist
- J’ai formulé une résolution précise et votable.
- J’ai joint les documents nécessaires (devis, projet de contrat).
- J’ai adressé ma demande au syndic dans les délais.
- J’ai vérifié que mon sujet figure bien à l’ordre du jour reçu.
- Je connais la majorité à laquelle ma question sera votée.
Pour aller plus loin
Replacez l’ordre du jour dans le fonctionnement de l’assemblée générale et dans la préparation de l’AG. Une décision irrégulière peut être contestée : voyez contester une décision. L’inscription d’un point est souvent l’occasion de changer de syndic. Vue d’ensemble : le guide de l’assemblée générale.